- Las redes sociales son las tecnologías que mayor impacto están teniendo en el modelo de negocio de las empresas y, además, se han convertido en la una herramienta esencial en la experiencia del empleado dentro de la organización. Esta realidad plantea numerosas implicaciones jurídicas, sobre las que ni la legislación, ni la negociación colectiva, ni la jurisprudencia, han establecido todavía criterios sólidos, por lo que se hacen necesarios una serie de principios para su regulación por las empresas.
Carlos B. Fernández. El desarrollo tecnológico está dando lugar a un momento crítico en el ámbito de las relaciones laborales. La convergencia e interacción de un conjunto de tecnologías disruptivas como la inteligencia artificial, la robótica, la impresión 3D y, pronto, la internet de las cosas, está provocando un cambio enormemente acelerado y de extensión global que hace que las predicciones sobre su evolución y consecuencias queden rápidamente obsoletas.
La incertidumbre que genera este cambio desafía el marco regulatorio actual, consecuencia de la crisis de 2008. Por ello la próxima reforma laboral ya no solo deberá tener en cuenta la situación del mercado de trabajo, sino también, y muy especialmente, los cambios inducidos por la tecnología. Vamos hacia un nuevo marco regulatorio laboral neotecnológico, en el que nuevas figuras influirán en instituciones tradicionales como el tiempo de trabajo.
Así se ha manifestado Salvador del Rey, socio de Cuatrecasas y Presidente de Instituto Internacional Cuatrecasas de Estrategia Legal en RR.HH., en la presentación de su V Anuario sobre Nuevas Tecnologías y gestión de recursos humanos, publicado por Wolters Kluwer.
Este informe es fruto del Proyecto Technos impulsado por dicho Instituto, con la finalidad de identificar el impacto de las tecnologías disruptivas en el mercado laboral, en la organización del trabajo y en los recursos humanos.
En este Anuario se incluye un Informe sobre redes sociales: “El impacto de la empresa hiperconectada y de las redes sociales en la organización del trabajo, en la gestión de los recursos humanos y en las relaciones laborales”.
En dicho Informe se analiza el uso de las redes sociales en el ámbito laboral y en la gestión estratégica de los RRHH y sus implicaciones jurídicas.
En referencia a esta última cuestión, el Director del Instituto Cuatrecasas, Guillermo Tena, afirma que “la utilización de las redes sociales como herramienta estratégica en la gestión de recursos humanos plantea un nuevo modelo de gestión. La generalización del uso de las redes sociales está suponiendo la aparición de nuevas áreas de conocimiento, así como la exigencia del desarrollo de habilidades digitales esenciales a los actuales trabajadores”.
¿Cómo regular el uso de las redes sociales en el trabajo?
En este contexto, las redes sociales son las tecnologías que mayor impacto están teniendo en el modelo de negocio de las empresas, además de haberse convertido en la una herramienta esencial en la experiencia del empleado dentro de la organización.
La coexistencia de redes sociales privadas del empleado, junto con la posible red corporativa de la empresa, plantea numerosas implicaciones jurídicas, en materias como la protección de datos personales, la igualdad y no discriminación, la prevención de riesgos laborales y, muy en especial, sobre la libertad de expresión de los trabajadores y el control del tiempo de trabajo por parte del empresario.
Sobre muchos de estos interrogantes ni la legislación, ni la negociación colectiva, ni la jurisprudencia, han establecido todavía criterios sólidos, por ello. Y, sin embargo, la actual hiperconexión de los trabajadores no solo va a continuar, sino que previsiblemente va a aumentar en los próximos tiempos.
Por ello Salvador del Rey recomienda vivamente la implantación de protocolos de actuación sobre el uso de las redes por los trabajadores y su difusión entre los mismos, pues la regulación del uso de esos medios es competencia de la empresa y el trabajador debe conocer cual es la política de la empresa al respecto y cuáles son los límites de los que se puede hacer o no hacer con la tecnología.
A este respecto, propone un conjunto de cinco recomendaciones sobre estrategias reguladoras (pentálogo), principalmente dirigidas al Estado y a los agentes sociales en cuanto reguladores y un conjunto de diez recomendaciones prácticas para la conformación y desarrollo de la política empresarial, que reseñamos a continuación.
En cuanto a las recomendaciones para el legislador, estas se resumen en la necesidad de una flexibilidad regulatoria, adaptada a las necesidades de las empresas; la importancia de la doctrina judicial que el legislador ha de evaluar, y que la negociación colectiva y las instrucciones empresariales han de tener en cuenta para garantizar su eficacia reguladora; la trascendencia del uso de las redes sociales a todas las condiciones esenciales de trabajo; la necesidad de una regulación que no limite la innovación y la competitividad y, finalmente, la importancia de la regulación negocial y empresarial autónomas.
En cuanto a las recomendaciones de ámbito empresarial, son las siguientes:
1. Proactividad
Todas las empresas deberían disponer de una política interna sobre el uso de los medios telemáticos y de las redes sociales en la empresa.
La ausencia de pautas y la permisibilidad en el uso inapropiado de estos instrumentos (tanto aquellos propiedad de la empresa como los del propio trabajador) para fines particulares, no sólo resulta perjudicial para la eficiencia en el trabajo, sino que dificulta acentuadamente la sanción disciplinaria de las irregularidades y faltas en las que se puede incurrir por los empleados. Lo anterior también debe ser predicado cuando los representantes de los trabajadores accedan a estos medios con fines representativos.
2. Claridad y accesibilidad
La política interna sobre el uso de medios telemáticos y de las redes sociales en la empresa debe ser clara y accesible a todos los trabajadores.
Es muy recomendable que la información a los trabajadores sea clara y transparente en lo que respecta a la política de la empresa sobre la utilización del correo electrónico, Internet y el uso de las redes sociales, describiendo de forma pormenorizada en qué medida los trabajadores pueden utilizar los sistemas de comunicación de la empresa con fines privados. Asimismo, es recomendable que la política interna incluya la finalidad de la vigilancia, y cuando pueda repercutir sobre medios que el trabajador utiliza habitualmente una información sobre las medidas de vigilancia adoptadas.
3. Aplicación coherente
Las instrucciones y reglas establecidas por la empresa deben ser implementadas de una forma regular y coherente.
La seguridad jurídica de los trabajadores requiere que sepan en todo momento que es admisible y no en el uso de medios telemáticos, y ello requiere una coherencia de la empresa en la aplicación de tales instrucciones.
4. Actualización y recordatorio permanentes
La regulación por los códigos de conducta debe ser regularmente revisada para hacerlos plenamente efectivos y continuamente recordadas.
Las tecnologías que sustentan los medios telemáticos usados por las empresas están en continuo cambio, las interpretaciones de las reglas jurídicas que realizan los jueces evolucionan permanentemente y la aplicación de las reglas empresariales sobre el uso de medios telemáticos por los trabajadores conocen nuevos desarrollos y manifiestan disfuncionalidades de manera continua, lo que ha de llevar a que las empresas deban revisar y actualizar de forma regular sus códigos telemáticos (al menos una vez al año).
Ejemplos de desfases de códigos actuales se pueden ver en que, contemplando el uso del email por los trabajadores, no hacen referencia alguna a la mensajería instantánea o a las redes sociales. Estas revisiones regulares han de ser comunicadas a los trabajadores y a sus representantes y servir de recordatorio periódico sobre la vigencia de los códigos telemáticos.
5. No expectativa de intimidad
La clave regulatoria de los códigos sobre el uso de los medios telemáticos de la empresa debe ser que, o bien no pueden ser utilizados para fines personales, o bien, si se permite un uso razonable para fines privados, que no puede deducirse de ello una expectativa de intimidad.
Si se permite un uso razonable de los mismos para comunicación de carácter no profesional el trabajador debe saber que la empresa tiene facultades plenas de fiscalización al respecto, sin que en consecuencia el trabajador pueda tener expectativa de intimidad en la información y comunicación que se desarrolle al efecto.
6. Salvaguarda de la productividad
La política interna sobre el uso de medios telemáticos y de las redes sociales en la empresa debe propiciar una utilización por los empleados orientada a atender las necesidades productivas de la compañía.
La política empresarial sobre el uso de medios telemáticos debe poner especial énfasis en una utilización de los mismos que no perjudique la adecuada productividad en la prestación de servicios de los trabajadores. La comunicación permanente entre trabajadores o de éstos con terceros puede tener como riesgo que la misma se desarrolla de una forma perjudicial para el adecuado rendimiento de los mismos, de forma que se disminuya drásticamente el tiempo de trabajo efectivo. A tal efecto, la empresa debe establecer reglas exactas y claras sobre el envío de emails o de mensajes sólo con el contenido necesario y a los destinatarios concretos, y el uso racional y preciso de la comunicación en redes sociales en nombre de la empresa.
7. Las redes sociales corporativas como instrumentos de trabajo
Las redes sociales corporativas son un medio de organización y desarrollo de la prestación de servicios. Por ello pueden ser un excelente mecanismo para las aportaciones constantes creativas e innovativas de los profesionales y convertirse en el instrumento esencial que permita una mayor realización de la persona del trabajador.
Pero la política empresarial sobre las redes sociales corporativas debe contener instrucciones claras sobre las reglas de su uso a efectos laborales, dada que la tendencia natural será la asimilación de las mismas por los empleados a las de carácter privado. El nombre, la reputación, el producto o servicio de la empresa, y la responsabilidad de la misma están directamente implicadas en las redes a las que se anexiona la marca empresarial, y mientras que es indiscutible que existen y existirán grandes ventajas en su adecuada utilización por los empleados, su uso inadecuado puede tener consecuencias muy negativas difíciles de controlar.
Los trabajadores deben saber claramente para qué se puede o no se puede utilizar tales redes corporativas y el lenguaje y el contenido de los mensajes a emplear.
8. Límites al control empresarial de las redes privadas
La facultad de control empresarial no se extiende al uso de redes personales por sus empleados, excepto si la empresa es objeto de tratamiento en dichas redes.
La empresa debe ser en todo momento consciente de que su poder de control y disciplina no se extiende a las redes privadas que pueda utilizar sus empleados.
Ello implica que una política de incentivar la participación del trabajador en redes personales en la que el mismo se identifique como empleado de la empresa o que haga referencias a los productos o servicios de la misma debe establecer reglas precisas sobre los límites de la utilización del nombre de la empresa en esos contextos privados.
9. Extensión de la libertad de comunicación
Los medios telemáticos amplifican el alcance de la información y opinión vertida por los trabajadores y estos deben saber sus límites.
Los tribunales laborales han ido estableciendo en las últimas décadas una serie de criterios sobre los límites que han de respetar la libertad de expresión e información de los trabajadores en relación a su empleador. La política empresarial sobre los medios telemáticos han de recoger los principios generales de tales criterios, especialmente por lo que se refiere a le necesidad de no perjudicar la reputación de la empresa, de sus productos o servicios y de sus informaciones confidenciales, y de respetar los derechos a la intimidad, al honor y a la dignidad de sus directivos, empleados y terceros.
10. Desconexión del trabajador tras la jornada de trabajo
Por último, la empresa debe regular los límites a la utilización por sus empleados de los medios telemáticos con finalidad laboral fuera del tiempo de trabajo.
La desconexión del trabajador de los medios telemáticos cuando se encuentre fuera de su tiempo de trabajo ha de ser establecida por la empresa como medio efectivo de asegurar el descanso de sus empleados y de controlar efectivamente el tiempo de trabajo, pues no es viable jurídicamente que los medios telemáticos representen una puesta a disposición permanente de los empleados para la empresa. Por tanto, han de establecerse límites adecuados con la flexibilidad necesaria según las nuevas pautas organizacionales que permiten las nuevas tecnologías y que, al mismo tiempo, potencien al máximo el derecho del trabajador a una adecuada conciliación y equilibrio entre su vida laboral y su vida personal y familiar.
