Para su admisibilidad como partidas deducibles, los gastos deben cumplir las siguientes condiciones:
1. Justificación (LGT art.106.4; LIS art.120.1; Rgto Fac art.6 s.):
Los gastos deben ser susceptibles de su oportuna y suficiente justificación, que se debe realizar mediante el correspondiente documento o factura.
Para la determinación de las bases tributarias en general -no solo para el IS-, los gastos necesarios para la obtención de los ingresos deben justificarse mediante factura completa, entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación. Los requisitos específicos para considerar la factura completa se contienen en el Reglamento de facturación aprobado por RD 1619/2012. Esta misma norma enuncia una serie de operaciones exceptuadas de la obligación genérica de facturación.
2. Contabilización (LIS art.11.3):
El gasto debe estar contabilizado, bien en la cuenta de pérdidas y ganancias o en una cuenta de reservas, si así lo establece una norma legal o reglamentaria. Así resulta inevitablemente del propio régimen de determinación de la base imponible que, con carácter general, se efectúa mediante estimación directa por diferencia entre ingresos y gastos, lo que exige la llevanza de contabilidad.
La contabilización del gasto pone de manifiesto un requisito adicional: que el gasto ha de ser efectivo, esto es, debe responder a una operación efectivamente realizada. Por eso no son admisibles gastos manifestados por simples anotaciones contables que responden a operaciones ficticias.
3. Imputación (LIS art.11.1):
Los ingresos y gastos deben ser objeto de imputación en el ejercicio en que se devengan, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro, respetando la debida correlación entre unos y otros. Tal afirmación no excluye la posibilidad de reconocer criterios distintos de imputación temporal, con determinados requisitos.
4. Necesidad:
No existe en la norma fiscal el requisito de la necesidad del gasto para su deducibilidad, si bien tiene que estar relacionado con los ingresos de forma directa o indirecta. Todo gasto contabilizado de acuerdo con el principio de devengo que responda a una operación efectiva y real es deducible, salvo que el gasto en particular caiga en algún precepto contenido expresamente en la norma que limite, total o parcialmente, su deducibilidad.
Deducibilidad de los pagos en efectivo
El contribuyente al ver rechazadas sus alegaciones ante el TEAR acude al TSJ, solicitando que resuelva, entre otros extremos, sobre la deducibilidad de los gastos facturados.
El Tribunal, en su contestación, recuerda que para que sea válida la utilización de la prueba de presuncionesdeben concurrir los siguientes requisitos:
– que aparezcan acreditados los hechos constitutivos del indicio o hecho base;
– que exista una relación lógica precisa entre tales hechos y la consecuencia extraída, y;
– que esté presente, aunque sea de manera implícita, el razonamiento deductivo que lleva al resultado de considerar probado o no el presupuesto fáctico contemplado en la norma para la aplicación de su consecuencia jurídica.
Así, el único indicio sobre el que la Administración sustenta su conclusión, es que los pagos se realizaron en caja o en efectivo, lo que, para el Tribunal es insuficiente para los fines pretendidos.
La Administración no puede rechazar las facturas oponiendo una simple negación o meras conjeturas. Debe aportar indicios suficientes para su negación, y solo entonces el sujeto pasivo debe aportar justificaciones adicionales a las facturas.
En conclusión, los indicios son insuficientes para alcanzar la conclusión de la Administración, pues la entidad ofrece una explicación alternativa con credibilidad.
Por todo lo anterior, se estima parcialmente la demanda, anulando la liquidación en este extremo, y se anula el acuerdo sancionador conectado al motivo estimado.
Carga de la prueba
Según los tribunales, cuando un gasto está contabilizado y se ha declarado, se presume que está relacionado con la actividad y es deducible…
Restricciones. Es habitual que Hacienda no admita que los empresarios y las sociedades se deduzcan determinados gastos, por considerarlos no relacionados con la actividad. Por ejemplo:
- Si un profesional se deduce los gastos de compra o uso de un vehículo, impide dicha deducción por considerar que no se ha justificado su afectación exclusiva a la actividad. Apunte. O si se deduce el consumo en restaurantes, se opone ello, exigiendo que se acredite que son gastos correlacionados con los ingresos.
- Del mismo modo, si una empresa realiza una inversión que Hacienda considera excesiva o innecesaria (como la adquisición de muebles de alta gama para decorar el despacho de su director general), puede oponerse a la deducción de la amortización correspondiente.
Prueba «diabólica». En estos casos, Hacienda exige a los contribuyentes que sean ellos quienes justifiquen que se cumplen los requisitos de deducción que establece la ley (por ejemplo, que nunca se hace un uso particular del vehículo o que los gastos son necesarios para la actividad o están correlacionados con los ingresos), lo que muchas veces constituye una circunstancia imposible de demostrar.
Carga de la prueba. Pues bien, en general, los tribunales se oponen a este criterio [TSJ Cataluña 15-06-2017, entre otras].Vea sus argumentos y utilícelos cuando le impidan deducir algún gasto contabilizado:
- El contribuyente solo debe acreditar que el gasto ha sido declarado y contabilizado. Dado que la ley no dice lo contrario, es Hacienda la que tiene que justificar que el gasto no es deducible (y no al revés).
- Para que los gastos sean deducibles, no es obligatorio que sean necesarios; basta que estén relacionados con los ingresos, que correspondan a una operación efectiva y real, y que no caigan en alguno de los supuestos que la ley considera expresamente como no deducibles.
- No corresponde a Hacienda calificar si un gasto es inadecuado, oportuno o excesivo. Ello supondría entrometerse en la gestión empresarial, función que no corresponde a la Inspección.
Si Hacienda considera que los gastos contabilizados y declarados no son deducibles, es ella la que debe demostrarlo, y no el contribuyente.
